Punkt 16 Glostrup Kommunes anvendelse af amerikanske cloud-tjenester

Kommunalbestyrelsen besluttede i juni, at der skal forelægges en sag for Økonomiudvalget, som beskriver perspektiverne for at reducere afhængigheden af amerikanske cloud-tjenester, især Microsoft, med fokus på digital suverænitet og datasikkerhed. Administrationen har derfor afsøgt erfaringer fra andre kommuner, som forelægges til orientering. Erfaringerne viser, at et sådant arbejde kræver betydelige ressourcer, og det kan have mærkbart negative konsekvenser for såvel sikkerhed som produktivitet, hvis disse forhold ikke håndteres rigtigt.

Kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 25. juni 2025, at administrationen i oktober skal forelægge en sag for Økonomiudvalget, der beskriver Københavns, Aarhus og andre kommuners bestræbelser med at skifte Microsoft ud med europæiske it-løsninger. Sagen skal herudover beskrive Glostrup Kommunes muligheder for at tage lignende skridt og belyse konsekvenser for effektivitet, brugervenlighed, cybersikkerhed og økonomi. Sagen skal ligeledes belyse en mulig proces for udarbejdelse af en exitstrategi for Microsoft software.

Københavns, Aarhus og andre kommuners bestræbelser

Københavns og Aarhus Kommune har som de første i Danmark taget konkrete skridt mod at frigøre sig fra Microsofts software og cloudtjenester, og disse initiativer har medført en del mediedækning. Som baggrund anføres både økonomiske hensyn og bekymringer om datasikkerhed i lyset af den udenrigspolitiske situation i forhold til USA. 

Glostrup Kommune har henvendt sig til såvel Aarhus som Københavns kommune med konkrete spørgsmål vedrørende deres afprøvninger af alternativer til Microsoft. Glostrup Kommune har desværre endnu ikke modtaget svar på henvendelserne.

• Københavns Kommune Ifølge beskrivelser i IT-fagblade har Københavns Kommune tidligere afvist en omfattende migrering til Microsofts cloud. Kommunen valgte i stedet at beholde egne datacentre for at sikre fleksibilitet og bedre handlemuligheder. Med andre ord er der i dette tilfælde ikke tale om en aktiv handling for uafhængighed, men i stedet at man søger at undgå yderligere afhængighed.
• Aarhus Kommune har holdt oplæg på et seminar, hvor en repræsentant fra Glostrup Kommune var til stede. Her blev det oplyst, at der er tale om en begrænset prøvehandling, hvor et alternativ til Microsoft Office afprøves. Prøvehandlingen omfatter medarbejdere i et område svarende til Vej og Park i Glostrup Kommune, hvor medarbejderne ikke allerede anvender Office-programmerne, og hvor der ikke er integrationer til andre fagsystemer. Aarhus Kommune har ifølge oplægget ikke en ambition om et generelt exit fra Microsoft, men i stedet at afprøve muligheder, der kan sikre en bedre forhandlingsposition ift. Microsoft.
• Ishøj Kommune har afprøvet løsninger som NextCloud og LibreOffice som alternativer til Microsofts produkter. Ishøj Kommune har hertil udskiftet forskellige tekniske delkomponenter. I Glostrup Kommune er disse produkter inkluderet i den samlede it-infrastruktur, hvorfor det samme ikke vil være muligt uden en betydelig investering. Ishøj Kommune arbejder i øjeblikket med at beskrive forskellige scenarier med fordele og ulemper. Erfaringen er, at det kræver en meget håndholdt opbygning og tilpasning af den bagvedliggende infrastruktur, og at mange integrationer fortsat ikke er modne til at håndtere alternativer til Microsoft. Ishøj Kommune fortæller desuden: ”At de alternative løsninger udfordrer både brugervenlighed, sammenhæng og sikkerhed og kræver samtidigt ekstra ressourcer i opbygning og vedligehold.”

De tre kommuner anvender alle Microsoft Office-pakken og cloudløsninger som en central del af deres samlede it-opsætning.

Hvordan kan Glostrup Kommune tage lignende skridt?

Hvis en kommune ønsker at reducere afhængigheden af Microsoft, bør en række aspekter vurderes. De fleste af overvejelserne er relevante, uanset om der er tale om prøvehandlinger eller en egentlig exit strategi:

Effektivitet

Microsoft-produkter er dybt integreret i alle dele af de kommunale arbejdsgange, og der er ikke et større fagsystem, som ikke anvender eller integrerer til elementer i Microsoft Office pakken eller anvender Microsoft infrastruktur.

Et skifte vil derfor kræve gennemgående analyser af samtlige 300+ fagsystemer, deres integrationer, it-arkitektur og ikke mindst, hvordan alternativer som f.eks. Open source-løsninger som LibreOffice og Nextcloud effektiv kan understøtte eksisterende processer og arbejdsgange for berørte medarbejdere. 

Brugervenlighed

Administrative medarbejdere er i dag fortrolige med Microsoft Office, herunder brugergrænseflade, funktioner og genveje. Et skifte til f.eks. LibreOffice vil kræve omfattende brugertræning, gradvis overgang med pilotprojekter og løbende evaluering for at mindske modstand mod en alternativ løsning.

Et eksempel på dette kunne være Microsoft Excel. Microsoft Excel er ikke blot et regneark, det er et værktøj, der understøtter økonomistyring ved både professionel databehandling, analyse og automatisering i understøttelse af god økonomistyring. Et skift fra et sådant system vil indebære et produktivitetstab, som i det mindste vil være forbigående, men sandsynligvis også varigt.

Cybersikkerhed

Microsoft har indbygget en helhedsorienteret og integreret sikkerhedspakke, der beskytter alt fra enhed til infrastruktur. Microsoft inkluderer meget robuste opdateringsrutiner og sikkerhedsprotokoller i en samlet løsning, som er etableret af nogle af verdens bedste sikkerhedseksperter. 

En exit fra amerikanske cloudtjenester til europæiske leverandører kan mindske risikoen for udenlandsk indblanding og adgang til data. Hvis der dog ikke i stedet skal introduceres andre risici, er det afgørende, at alternative løsninger har tilsvarende sikkerhed mod angreb og har tilsvarende robuste sikkerhedsprotokoller og opdateringsrutiner.

Økonomi

Microsoft varsler løbende stigende licensomkostninger og udgør en betydelig post i kommunernes it-budgetter, hvorfor der løbende foretages licensanalyser i Glostrup Kommune. Open source-løsninger kan potentielt reducere licensudgifter, men kræver omfattende investering i kompetencer, hardware og support.

En igangsætning af prøvehandlinger alene vil kræve, at der afsættes et større millionbeløb til at sikre en bemanding og et bagvedliggende parallelt teknisk it-setup, som kan fastholde et stabilt driftsmiljø for resten af organisationen, medens nye løsninger afprøves i andre dele af organisationen.

Glostrup har ikke kendskab til en kommune, som har udarbejdet og afprøvet en egentlig exit strategi fra Microsoft. Indtil videre er der kun en håndfuld kommuner på landsplan, som har foretaget små afprøvninger på udvalgte medarbejdergrupper og kun på få dele af den samlede it-infrastruktur.

Det nærmeste eksempel på arbejde med digital suverænitet i større skala, som administrationen har kendskab til, er den tyske delstat Schleswig-Holstein. Her har man en ambition om at slette Microsoft Office fra 70 procent af 25.000 arbejdscomputere. I stedet vil man bruge open source-kontorpakken LibreOffice. Denne omstilling har dog været i gang over lang tid. I løbet af de seneste ti år har man arbejdet med at migrere de fleste styresystemer og databaser til open source, og for fire-fem år siden er man begyndt at udskifte desktop programmerne. Erfaringerne herfra viser altså, at en exit strategi kræver en betydelig indsats gennem længere tid.

Aktuelle perspektiver for digital suverænitet i Glostrup Kommune

Glostrup Kommune bruger allerede i dag alternativer til amerikanske cloudtjenster, og har gjort det i flere år, hvor der er implementeret en række Open Source-produkter fra Os2-fællesskabet. Disse løsninger er implementeret, fordi de er vurderet til at være bedst til at understøtte de konkrete opgaver, og fordi de har understøttet den fælles kommunale infrastruktur.

Geopolitisk risiko indgår i øvrigt allerede i dag som en del af forvaltningens praksis i forbindelse med risikovurderinger, når der udskiftes eller indkøbes nye løsninger.

I en samlet vurdering af den forventede værdi ved en målrettet udskiftning af Microsofts kontorpakker, cloudtjenester og backend-komponenter, anbefaler administrationen, at Glostrup Kommune – i lyset af sin ressourcekapacitet på området – afventer og analyserer erfaringerne fra frontløberkommunerne.

I økonomiaftalen for 2026 er det aftalt, at der skal etableres 4-5 fælles kommunale it-driftsselskaber fra 2027, og her har de kommunale it-chefer påpeget, at disse selskaber også skal løfte dagsordenen om alternativer til amerikanske tech-giganter. Det er administrationens vurdering, at opgaven varetages bedre i dette regi, da kapaciteten i sådanne selskaber i højere grad vil kunne matche omfanget af en sådan omfattende opgave.

Center for Organisation og Styring indstiller:

1. at status for kommunernes arbejde med exit fra amerikanske cloud tjenester og overvejelserne om udarbejdelse af en exitstrategi tages til orientering.
2. at Glostrup løbende arbejder for at gøre sig uafhængige af amerikanske tech giganter under hensyntagen til fortsat effektiv drift.
3. at en eventuel beslutning om at igangsætte arbejdet med en egentlig exit strategi afventer, at de nye it-driftsselskaber er etableret.

1. Til orientering.
2. Indstillingen godkendt.
3. Indstillingen godkendt.